Arbeitsaufzeichnungen

Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, dafür zu sorgen,
dass die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter aufgezeichnet werden – auch
von Geringfügig- und Teilzeitbeschäftigten.

Für jeden einzelnen Mitarbeiter müssen die Normalstunden/Überstunden
und die genauen Pausenzeiten (tagfertig) aufgezeichnet werden. Wichtig
ist, dass nicht nur die Summe der täglichen Stundenanzahl aufgeschrieben
wird, sondern die tatsächlichen Zeiten, in denen gearbeitet wurde (z.B.
8-12 Uhr).

Daneben müssen auch erfasst werden:

  • (Block)Nachtarbeit (ab 19 Uhr)
  • Überstunden
  • Feiertagsstunden/Ruhezeiten
  • Urlaube
  • Krankenstand
  • freie Tage
  • Salden von Arbeitsstunden
  • Resturlaub

Allein mit der Erstellung eines Dienstplans ist die
Dokumentationspflicht nicht ausreichend erfüllt. Mittels Dienstplan kann
nicht festgestellt werden, ob die Arbeitszeiten tatsächlich eingehalten
wurden.

Lassen Sie die Arbeitsaufzeichnungen vom Dienstnehmer
unterschreiben.

Hinweis: Es müssen die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes
eingehalten werden.

Welche Aufzeichnungen sind vom Dienstgeber sonst noch zu
machen?

Für jeden Arbeitnehmer ist ein eigenes Lohnkonto zu führen – auch für
beschränkt Steuerpflichtige, geringfügig Beschäftigte und lediglich
vorübergehend beschäftigte Mitarbeiter. Mit dem Lohnkonto sind auch die
zugehörigen Unterlagen aufzuheben, wie z.B. die Erklärung zur
Berücksichtigung des Alleinverdienerabsetzbetrages und der Ausdruck des
Pendlerrechners.

Weitere wesentliche Unterlagen, die der Arbeitgeber aufbewahren
muss, sind:

  • Dienstverträge und Dienstzettel, Lehrverträge,
    Betriebsvereinbarungen
  • Reisekostenaufzeichnungen, Fahrtenbücher
  • Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen
  • Prüfberichte der letzten Betriebsprüfung
  • Branchenspezifische Unterlagen (z.B. Abrechnungen der
    Bauarbeiter-, Urlaubs- und Abfertigungskasse).

Stand: 6. Oktober 2014